Akapit nr - brak tytułu

§ 18

1.         Skargi i wnioski wpływające do Urzędu rozpatrują i załatwiają:

1)      Burmistrz lub Z-ca Burmistrza – w sprawach objętych zakresem działania Miasta,

2)      Burmistrz – w sprawach skarg na pracowników Urzędu,

3)      Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy Wydziałów – w sprawach dotyczących działalności podległych im komórek organizacyjnych.

2.         Interesantów w sprawach skarg i wniosków przyjmują:

1)      Burmistrz lub Z-ca Burmistrza w poniedziałek każdego tygodnia w godzinach od 8.00 do 12.00.

2)      Sekretarz – codziennie w godzinach pracy Urzędu.

3)      Kierownicy wydziałów lub ich zastępcy – codziennie w godzinach pracy Urzędu. 

4)      Pracownicy Urzędu –codziennie w godzinach pracy Urzędu.

3.         Obsługę interesantów przyjmowanych w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza prowadzi Wydział Organizacyjno – Administracyjny.

4.         Kwalifikacji wpływających spraw na: skargi, wnioski i inne mogą dokonywać:

1)      Burmistrz

2)      Zastępca Burmistrza

3)      Sekretarz

4)      Skarbnik.

§ 19

1.       Skargi i wnioski zgłoszone ustnie do protokołu przyjmuje się sporządzając protokół przyjęcia, w którym odnotowuje się ich treść. Protokół winien być podpisany przez wnoszącego sprawę oraz przyjmującego zgłoszenie.

2.       Skargi i wnioski wniesione do Urzędu:

1)      ustnie do protokołu,

2)      w formie pisemnej

3)      faxem, e-mail, podlegają rejestracji w rejestrze skarg i wniosków, prowadzonym w Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym.

3.       Po zarejestrowaniu skargi /wniosku/ w rejestrze przekazuje się ją do załatwienia do wydziału właściwego ze względu na przedmiot sprawy.

4.       Jeżeli skarga /wniosek/ dotyczy spraw wchodzących w zakres działania kilku komórek organizacyjnych – Sekretarz wyznacza jednostkę koordynującą zbadanie oraz załatwienie sprawy.

5.       Kierownicy mają obowiązek natychmiastowego zgłoszenia do Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego skarg i wniosków, które wpłynęły do Urzędu z pominięciem tego wydziału, w celu zarejestrowania ich w rejestrze.

6.       Kierownicy są ponadto zobowiązani do:

1)      zapewnienia prawidłowej organizacji przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania skarg i wniosków,

2)      terminowego ich rozpatrywania i załatwiania,

3)      dokonywania analizy oceny realizacji zadań wynikających ze skarg i wniosków oraz składania sprawozdań rocznych – według wzoru ustalonego przez Wydział Organizacyjno-Administracyjny – w terminie do 10 stycznia za rok ubiegły,

4)      wykorzystywania materiałów zawartych w skargach i wnioskach do usprawnienia i poprawy jakości pracy oraz podejmowania środków zmierzających do likwidowania nieprawidłowości będących przyczyną skarg.

1.       Kierownicy obowiązani są wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego w wydziale za:

1)      prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

2)      terminowość, właściwe rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków,

3)      zapewnienie właściwego i sprawnego obiegu dokumentów związanych skargami i wnioskami,

4)      realizację poleceń wydanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza podczas przyjęć interesantów.

§ 20

1.       Załatwienie skargi i wniosku powinno być poprzedzone rozpatrzeniem wszystkich okoliczności sprawy.

2.       Wydział Organizacyjno-Administracyjny stosownie do dyspozycji Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, zleca właściwym jednostkom przygotowanie dokumentacji i projektu odpowiedzi na skargę /wniosek/.

3.       Odpowiedzi na skargi i wnioski winny być udzielone w formie pisemnej, zawierać wyczerpującą informację o wynikach rozpatrzenia sprawy, dokonanych rozstrzygnięciach, ustosunkować się do wszystkich zarzutów oraz informować o podjętych środkach zaradczych. Projekt odpowiedzi winien uzyskać akceptację odpowiednio nadzorującego Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika.

4.       Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz.

5.       Kopię odpowiedzi kierownik winien przekazać do Wydziału Organizacyjno Administracyjnego.

6.       Kontrolę oraz bieżącą koordynację w zakresie rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie sprawuje Sekretarz.

7.       przypadkach powtarzających się uchybień w zakresie załatwiania skarg i wniosków Sekretarz informuje Burmistrza, przedkładając stosowne wnioski.

8.       W terminie do 30 stycznia każdego roku, Sekretarz przedstawia Burmistrzowi roczną analizę rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie.